Kinh nghiệm quản lý thời gian, làm việc đơn giản và hiệu quả của luật sư

Quản lý thời gian là một trong những công việc khó khăn trong nghề luật sư. Nhiều luật sự không lưu tâm đến kế hoạch quản lý thời gian của mình, như thể nó không đáng để làm. Tuy nhiên, để hành nghề một cách hiệu quả, tạo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc không phải tự nhiên mà đạt được. Những luật sư thông minh thường lập ra kế hoạch quản lý thời gian cho công việc một cách hợp lý, khiến công việc đạt được hiệu quả cao hơn trong khi đó vẫn dành được nhiều thời gian hơn để làm những việc họ thích.

Bước đầu khi lập kế hoạch quản lý thời gian làm việc các luật sư thường đi quá sâu vào việc tạo ra một hệ thống phức tạp với quá nhiều nguyên tắc. Đó chính là cách nhanh nhất để làm sụp đổ kế hoạch quản lý thời gian của họ. Nếu nó quá khó để bắt đầu, họ sẽ nhanh chóng trở lại với những thói quen cũ. Tin tốt là quản lý thời gian làm việc không phải là một điều khó. Thực tế, chỉ cần áp dụng 3 bước đơn giản vào công việc, các luật sư có thể tăng khả năng làm việc hiệu quả đồng thời tạo ra sự thoải mái trong công việc - 3 mẹo để để thiết lập kế hoạch quản lý thời gian hiểu quả là:

1. Ăn con ếch (Eat The Frog)

Mark Twain có câu nói nổi tiếng: “Nếu vào buổi sáng điều đầu tiên bạn làm là ăn con ếch, phần còn lại trong ngày sẽ rất tuyệt vời”, Twain cũng nói “Nếu nhưng bạn phải ăn con ếch thì đừng nhìn vào nó quá lâu”. Trong cuốn sách ''Eat that frog'', Brian Tracy đã dùng chính những câu nói này của Mark Twain làm nguồn cảm hứng cho những nội dung chính trong cuốn sách của ông. Tracy nói rằng bạn nên lấy những điều tồi tệ nhất, bực mình nhất, khó chịu nhất mà bạn có, những điều bạn không muốn làm một chút nào, và thực hiện nó đầu tiên. Đừng trì hoãn, hãy cứ làm việc mà bạn thấy khiếp sợ nhất. Sau đó nó đã bị đá khỏi con đường, gánh nặng đã không còn trên vai của bạn, giờ đây bạn có thể bước nhanh chóng qua những công việc còn lại trong ngày. Một khi những công việc khó chịu nhất đã không còn lởn vởn trong đầu bạn, thì đột nhiên mọi việc khác trở nên vô cùng dễ dàng.2. Tránh nghe điện thoại                
Những độc giả của tôi trong mục: “Vì sao luât sư không nghe điện thoại của bạn” có thể đặt câu hỏi đối với lý do mà tôi đưa ra lời khuyên này. Tuy nhiên, không gì có thể phá vỡ sự tập trung vào một vụ việc của luật sư hơn việc liên tục thảo luận với các khách hàng khác về những trường hợp của họ. Hãy hỏi bất cứ luật sư nào khi họ làm việc hiệu quả nhất, tập trung và gần như nhất trí tất cả để hoàn thành công việc, là vào buổi tối hay ngày cuối tuần. Điều gì tạo ra sự khác biệt? đó chính là việc bị gián đoạn, mà chủ yếu đến từ một cuộc điện thoại liên tục đổ chuông.

Những luật sự phải tránh việc thời gian làm việc bị gián đoạn để đặt được sự tập trung cao và công việc của họ đạt được hiệu quả nhất có thể.Hãy sắp xếp thời gian nhất định trong ngày để trả lời điện thoại, xác định thời gian để đến cuộc hẹn và dành thời gian còn lại trong ngày để làm việc. Trong khi đó có một số cuộc gọi nhất định phải nghe, thường đó là những vấn đề quan trọng nên được xử lý bởi các thư ký hay nên xử lý đơn giản trong những giờ nghe điện thoại đó là lúc sự tập trung ở mức thấp nhất trong ngày.

 3. Lập một danh sách những công việc ưu tiên làm vào cuối ngày
Tạo một danh sách những việc cần làm thì rất dễ, nhưng lựa chọn công việc để thực hiện đầu tiên lại tiêu tốn thêm kha khá thời gian. Trong khi các luật sư không muốn lãng phí thời gian chỉ để nghĩ xem làm thế nào để tiết kiệm thời gian cho họ, việc sử dụng 15 phút vào cuối ngày để lên danh sách những công việc ngày hôm sau nên hoàn thành đầu tiên sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian.
Đừng mắc sai lầm khi thực hiện lựa chọn công việc ưu tiên làm vào buổi sáng, hoặc bạn sẽ không bao giờ ăn con ếch đầu tiên. Quyết định những việc nên hoàn thành đầu tiên vào ngày hôm trước, sẽ loại bỏ được việc đẩy những gì tồi tệ nhất xuống cuối ngày. Hãy Tự hỏi bản thân: “nếu tôi chỉ hoàn thành được một việc trong danh sách những thứ làm vào ngày mai, tôi sẽ chọn thứ gì?”

Hãy thử 3 mẹo quản lý thời gian đơn giản này, năng suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện đáng kể. Bạn có ý tưởng nào khác để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian? Hãy chia sẻ với các độc giả bằng việc bình luận bên dưới. 

Lược dịch: Hoàng Giang